Con la sua introduzione da parte della L. 179/2017 era stato previsto che i Modelli organizzativi ex D.Lgs 231/2001 (anche Decreto) dovessero obbligatoriamente prevedere uno o più canali per sottoporre segnalazioni circostanziate di condotte illecite, ritenute rilevanti ai sensi del Decreto, fondate su elementi di fatto precisi e concordanti o di violazioni del modello.
Questo quadro normativo si è rinnovato dopo l’approvazione del il Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.
Fra le principali novità previste dalla Direttiva si segnala:
- l’ampliamento dell’ambito di applicazione: anche se molte delle categorie individuate dalla Direttiva coincidono – in buona parte – con i c.d. reati 231 (ad es.: riciclaggio, tutela dell’ambiente, appalti pubblici), le segnalazioni potranno avere ad oggetto anche le violazioni del diritto comunitario, ad esempio in tema di sicurezza dei trasporti, protezione dei consumatori, protezione dei dati personali, sicurezza e conformità dei prodotti e degli alimenti;
- l’obbligo di istituire un canale informatico specifico e riservato all’invio di segnalazioni per tutti i soggetti giuridici del settore privato, a prescindere dall’adozione o meno di un Modello Organizzativo;
- l’obbligo– oggi non presente nel nostro ordinamento – di dar seguito alle segnalazioni che risultino fondate e conformi al decreto (sotto l’aspetto, in particolare, delle modalità di presentazione e delle violazioni che ne possono formare oggetto), nonché di riesaminare le procedure implementate periodicamente, almeno con cadenza triennale;
- l’ampliamentodel novero dei soggetti considerabili potenziali segnalanti: oltre ai lavoratori (apicali e subordinati), la Direttiva considera anche gli azionisti e i componenti degli organi di governance e di controllo, gli exdipendenti e collaboratori, i soggetti ancora non assunti (che partecipino, ad esempio, a processi di selezione), i “facilitatori” (ossia coloro che prestano assistenza al lavoratore nel processo di segnalazione), i tirocinanti, i volontari, i colleghi e persino i parenti del segnalante;
- le segnalazioni potranno anche essere oralie inoltrate anche attraverso linee telefoniche o altri sistemi di messaggistica vocale e, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto entro un termine ragionevole;
- l’obbligodi istituire procedure per le segnalazioni interne a tutela del whistleblower che prevedano:
o canali di segnalazioni sicuri;
o un avviso al segnalante dell’avvenuta ricezione della sua segnalazione entro sette giorni dal ricevimento della stessa;
o la designazione di una persona o di un servizio imparziale e competente per dare seguito alla segnalazione, dando riscontro entro un termine ragionevole, non superiore a tre mesi a far data dall’avviso di ricevimento della segnalazione oppure dalla scadenza del termine di sette giorni dall’effettuazione della stessa;
o informazioni chiare e facilmente accessibili sulle procedure per effettuare le segnalazioni.
SPAZIO APERTO quindi ha provveduto a
o definire la governance del processo di gestione delle segnalazioni, individuando e valutando idonee soluzioni organizzative;
o definire le modalità operative in cui si articola il processo di gestione delle segnalazioni
o predisporre policy e procedure specifiche;
o implementare la formazione in tema whistleblowing;
o regolamentare il processo di analisi e gestione delle segnalazioni ricevute;
- assicurare la compliance in tema di trattamento dei dati personali (integrazione dell’informativa privacy e del registrare dei trattamenti, nomina ad autorizzato del trattamento, etc.)
In particolare:
Le segnalazioni sono inviate tramite:
– posta elettronica specifica per il servizio;
– posta ordinaria;
– pagine web sul sito aziendale;
-attivazione del numero verde dedicato.
I canali sopra indicati garantiscono, anche tramite strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa comunicazione.
La gestione della segnalazione interna è affidata all’ O.d.v. dell’Ente.
Indirizzi dedicati alle Segnalazioni
Le segnalazioni, unitamente agli eventuali documenti a supporto, devono essere inviate dal segnalante ai seguenti recapiti:
casella e-mail: spazioaperto@ethicpoint.eu
casella postale (Po box): Audit People S.r.l.- Società Benefit PO BOX n. 301 c/o Mail Boxes Etc. via Felice Bellotti n. 4 – 20129 Milano in cui dovrà essere specificato il nome dell’ente per cui si sta procedendo alla segnalazione;
pagina web dedicata alle segnalazioni Whistleblowing presente sul sito aziendale: www.spazioapertocoop.it ove si aprirà una maschera tramite la quale sarà possibile procedere alla segnalazione mediante compilazione di un modulo dedicato (di seguito “Modulo Online”)
numero verde: 800985231.
Indipendentemente dai canali utilizzati per le segnalazioni, è previsto che le stesse vengano gestite dall’Organismo di Vigilanza dell’Ente ( O.d.v), composto da membri esterni all’Ente, indipendente ed autonomo, in grado di offrire adeguate garanzie di riservatezza e protezione dei dati- quale soggetto responsabile della gestione della segnalazione
In conformità ai migliori standard internazionali, le segnalazioni che invierete a spazioaperto@ethicpoint.eu (servizio e-mail certificato) o che inserirete nella pagina dedicata
https://ethicpoint.eu/spazio-aperto-cooperativa/
(servizio esterno) saranno gestite in modo da garantire la massima tutela di coloro che invieranno comunicazioni o richieste di informazioni e nel rispetto delle disposizioni di legge applicabili in materia di tutela dei dati personali. Le informazioni che fornirete saranno gestite per garantire la massima tutela del segnalante e, se richiesto, gestite in modo completamente anonimo ed esclusivamente dal servizio indipendente di EthicPoint.